Skocz do zawartości


kontrola zarządcza


wróć do serwisu Księgowość 1167 odpowiedzi w tym temacie

#41 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 18 maj 2010 - 16:20

Wszystkie procedury wewnętrzne (regulaminy i instrukcje) + zakresy czynności to są narzędzia kontroli. Należy sprawdzić ich podstawy, jeżeli któryś z regulaminów ma w podstawie starą ustawę o finansach publicznych - należy w miarę szybko uaktualnić. Wszystkie one (instrukcje i regulaminy) nie straciły swojej ważności. Kontrola wstępna sprawowana przez głównego wchodzi w skład kontroli zarządczej. Jak dobrze się domyślam Madziu chodzi o kontrolę zarządczą pierwszego stopnia. Wprowadziliście ją już od stycznia. Nie ma obowiązku, aby wprowadzać odrębny regulamin w sprawie kontroli zarządczej. Myślę, że jednak dobrze byłoby go mieć, bo wtedy kontrole zarządcze nie będą za wiele w waszym działaniu gmerały. Kontrola zarządcza to jest również kontrasygnata skarbnika, podpis złożony pod każdym sprawozdaniem, pismem czy jakąś informacją. Co do zarządzania ryzykiem, to w jednostce w ramach pierwszego stopnia kontroli zarządczej, to może to być np. protokołowana narada przy ustalaniu budżetu, w którym zaprotokołowane zostanie jakie mogą wystąpić ryzyka w realizachi budżetu. Ryzyko w jednostce (odrębne działanie od audytu) zarządzane przez kierownika jednostki związane jest z osiąganiem celów i zadań. Zadanie, to może być zaplanowana inwestycja lub roboty budowlano - remontowe. Można ustanawiać jeszcze inne cele (strategiczne, operacyjne) ale aby to opisać musiałbym wiedzieć więcej o specyfice instytucji. Pozdrawiam

#42 Guest_Maja do Janosika

Guest_Maja do Janosika
  • Goście

Napisano 18 maj 2010 - 23:24

W sprawie kontroli zarządczej w poradni psychologiczno-pedagogicznej. Jesteśmy jednostką oświatową, organem prowadzącym jest powiat, finansuje nas powiat z subwencji oświatowej.Struktura organizacyjna: kierownik jednostki czyli dyrektor, główny księgowi, specjalista do spraw admininistracji, pzostali pracownicy to kadra pedagogiczna. Mamy regulamin wynagradzania pracowników niepedagogicznych, instrukcję inwentaryzacyjną, regulamin kontroli finansowej, procedurę wydawania opinii i orzeczeń, przydziały czynności. Proszę o pomoc jak ma wyglądać u mnie kontrola zarządcza.

#43 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 10:02

Czyli na początek, możecie oczywiście być kontrolowani w ramach drugiego stopnia kontroli zarządczej przez służby starosty. Kontrola zarządcza u was jest (pierwszy stopień) realizowana jest przez:1) dyrektora jednostki,2) głównego księgowego (kontrola zarządcza + kontrola wstępna z ustawy o finansach publicznych),3)specjalista ds. administracyjnych (zgodnie z zakresem obowiązków i odpowiedzialności),4) każdy pracownik w ramach samokontroli na stanowisku pracy (w ramach przygotowywania opinii i orzeczeń),Główny księgowy powinien mieć upoważnienie skarbnika do podpisuwania umów zobowiązaniowych.Dyrektor powinien mieć pełnomocnictwo starosty do określonych czynności. Jak już wspomniałem nawet złożenie podpisu jest dowodem prowadzenia kontroli zarządczej. Jeżeli główny księgowy składa sprawozdanie po terminie to dyrektor jeżeli je "puści" bez komentarza, to znaczy że nie wdrożył kontroli zarządczej. To samo jak będzie zawierało złe dane. Wtedy największy błąd (nie stosowanie kontroli zarządczej) ciąży na głównym księgowym. Łatwiej jest określić kiedy nie zacghowano kontroli zarządczej niż ją wprowadzić. Z instrukcji pewnemu uaktualnieniu co do podstawy będzie wymagał regulamin kontroli finansowej. To super, że coś takiego macie ;) Teraz są dwie opcje:1) uaktualnić podstawę i rozwinąć go o ogólne zapisy z kontroli zarządczej wynikające z ustawy o finansach publicznych (tą opcję preferuję),2) drugie stanowisko jest takjie, aby kontroli zarządczej nie formalizować w zarządzeniu.Jestem za tym pierwszym rozwiązaniem, ponieważ nikt nie będzie wam z zewnętrznych gontroli gmerał w sposobie interpretacji przez was ustawowego zapisu.Jeżeli chodzi o ryzyko, to proponuję, aby na naradzie (ustalaniu) budżetu na rok następny (teraz też to jeszcze można zrobić na rok bieżący)sporządzać protokół, w którym zastanowicie się jakie ryzyka wiążą się z jego zrealizowaniem w poszczególnych paragrafach, całości zapotrzebowania na środki finansowe (czy ich starczy), ryzyka związane z ewentualnymi inwestycjami, remontami. Te określone ryzyka wpisujemy między innymi w protokół i potem w trakcie roku monitorujemy czy przypadku nie zagrażają. Jeżeli tak (np. brak środków na określony cel)to występujemy do starosty o ich uzupełnienie (oczywiście z uzasadnieniem). Wiem, że z tymi środkami jest najtrudniej - ograniczone środki na finansowanie działalności. W poradni za bardzo nie da się określić innych celów i zadań jak realizacja budżetu. Chyba żs tarrosta coś wam jeszcze dookreśli. Kontrolę zarządczą prowadzicie już od początku roku - idą sprawozdania, wydajecie prawidłowe opinie i orzeczenia. Prowadzicie całą korespondencję. Tak więc jest dobrze. O czym mogę jeszcze dopisać?

#44 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 11:16

Janosiku dziękuję. Bardzo ładnie opisałeś ale jeszcze mam takie pytanie jeżeli mam regulaminie organizacyjny i tam napisane,że działa m.in.na podstawie Ustawy o fin.publ. DZ.Uz 2005 r. nr 249, czy to jest dobrze czy powinnam zmienić i wprowadzić DZ.U z 2009 r Nr 157.? Czy we wszystkich wewnętrznych regulaminach w których powołując się na Ust. o F.Pub. dziennik ustaw z 2005 pozmieniać?

#45 Guest_Maja

Guest_Maja
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 12:07

Dziękuję bardzo za wyjaśnienie i na zaspas dziękuję za możliwość kolejnych porad:-)) Teraz utonęłam w weryfikacji orzeczeń i opinii czyli też kontroli:-))

#46 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 12:30

Aha jeszcze Maju zapomniałem to wyraźnie napisać, kontrola finansowa wchodzi w skład kontroli zarządczej.Madziu, musisz wszystkie podstawy zaktualizować o nową ustawę o finansach publicznych. Zawsze termin na zmiany to było pół roku, czyli dobrzeby było, aby do końca czerca to zrobić. Życząc powodzenia i miłego dnia pozdrawiam(oczywiście jestem do dyspozycji - w miarę swojej skromnej wiedzy)

#47 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 12:32

A i jeżeli ustawa stra też jest wymieniona w treści, to nie ma takiego jednoznacznie określonego obowiązku jak w sytuacji, kiedy jest ona w podstawie. Dobrze jest jednak zmienić, bo wtedy jest dla kontroli zewnętrznych znak, że ktoś nad całością czuwa.

#48 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 12:36

Duże dzięki. W końcu mnie oświeciło. Miłego dnia.

#49 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 12:38

Obowiązek zmiany jest wtedy, kiedy nowe regulacje pojawiają się w treści regulaminu czy instrukcji na których podstawie działacie. Może to powodować (nowa ustawa) dokonanie zmian - na to należy zwrócić uwagę. Więcej grzechów nie pamiętam ;)

#50 Guest_Hania

Guest_Hania
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 15:00

A ja mam pytanie jak taka kontrola zarządcza ma funkcjonować w urzędzie miasta na prawach powiatu, kto bedzie się tym zajmował?należy powołać osobną komórkę oddzielając audyt od kontroli???Z góry dziekuje.Pozdrawiam

#51 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 15:34

Miasta na prawach powiatu działają jak każda inna jednostka samorządowa. Na początek parę pytań: Czy macie audyt? czy macie kontrolę wewnętrzną?Kontrola zarządcza jest już u was prowadzona od zawsze. Jeżeli macie kontrolę wewnętrznną, która dotąd zajmowała się tylko finansami, to teraz powinna objąć nią wszystkie tematy związane z funkcjonowaniem. Co do łączenia komórek jeżeli takie dwie macie. To z pewnością można to rozważyć, ponieważ kontrolerzy mogą praktykować w sprawach audytu, zrobić podyplomówkę w między czasie i będą audytorami. Z kontrolą zarządczą nie jest związany tyklko i wyłącznie protokół z kontroli jest nią również podpis (np. kmontrasygnata skarbnika, podpis pod sprawozdaniem finansowym itp.) Można rozważyć powołanie koordynatora kontroli zarządczej i audytu wewnętrznego. Zdażało się, że już dotąd w niektórych urzędach były takie osoby, tyle tylko że koordynowały kontrolę finansową. Kontrolą zarządczą zajmuje się również średni szczebel kierowniczy - w ramach kontroli funkcjonalnej (związanej z funkcją) - w zakresie pierwszego stopnia jeżyli chodzi o kierowany wydział i drugiego stopnia jeżeli powierzono mu nadzór nad którąś z jednostek organizacyjnych. Co do koordynacji to mówi się o niej w ustawie o finansach publicznych (art. 1 czy też nazwa rozdziału)ale niewiele się o niej pisze w samej ustawie. Tyle na początek.

#52 Guest_Hania

Guest_Hania
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 16:17

Kiedyś był wydział audytu i kontroli wewnętrznej, ale od stycznia tego roku wydział rozdzielił się na Wydział Audytu Wewnetrznego i Zespół Kontroli Zarządczej na poczatku zespół ten miał się zajmować właśnie kontrolą zarządcza ale po piśmie z ministerstwa finansów troche koncepcja się zmieniła gdyż wskazano tam, iż kontrolę zarządczą wykonywać mają również osoby na stanowiskach kierowniczych wię jaka jest teraz nasza rola czyli zespołu kontroli zarządczej???co nalezy wprowadzić????jak się za to zabrać??? Pozdrawiam

#53 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 19 maj 2010 - 16:33

Widzisz tym pismem, to zrobili wam niezły rozgardiasz. Czy piszesz o ty, piśmie ze stycznia, czy otrzymaliście odpowiedź na zapytanie indywidalne? Co do osób na stanowiskach kierowniczych to jest to jeden z elementów kontroli zarządczej - w ramach kontroli funkcjonalnej. Wy zajmować się możecie tzw kontrolą twardą. Czyli to co było kiedyś w zakresie finansowym + całość prac wszystkich jednostek organizacyjnych. Niektórzy polikwidowali komórki czy stanowiska ds. kontroli i to był błąd. U was błąd był jeszcze większy bo mieliście ciekawą systuację do wykorzystania wspomniana praktyka dwuletnia. Wprowadźcie regulamin w sprawie kontroli zarządczej. Wpiszcie w niego, że kontrola zarządcza to są kierownicy i wasza komórka - kontrola twarda, bo wasz szef w każdej sytuacji każdemu kierownikowi może powiedzieć "sprawdzam". Kontrola zarządcza to jeast również skarbnik czy główny księgowy w ramach kontroli wstępnej wynikającej z ustawy o finansach publicznych. Tak więc jest tego trochę i wszystkie elementy są ważne. Najbardziej interesuje mnie to pismo z ministerstwa - czy to było to kierowane do wójtów, burmistrzów, starostów, ze stycznia (chyba) czy na wasze zapytanie?

#54 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 09:14

Witaj Janosiku jeszcze mam jedno pytanie. W trakcie kontroli w mojej jednostce stwierdzono, że ne mamy uregulowań prawnych dotyczących zakupu materiałów promocyjnych, usług drukarskich pod względem kodów CPV. Czy można wprowadzić to zarządzeniem dyrektora? Temat ten zcedowałabym na pracownika merytorycznego który zajmuje się wystawianiem zleceń, zamówień. Oczywiście nie imiennie tylko stanowisko pracy będzie odpowiedzialne. Poradź jak to zrobić.Dobrze, że jesteś na naszym forum. Pozdrawiam.

#55 Guest_Janosik

Guest_Janosik
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 09:47

Z tymi kodami, to pamiętać należy o jednej sprawie. W jednostce należy przygotować plan zamówień publicznych. Poszczególne komórki organizacyjne przygotowuję realizowane zakupy w swoim zakresie. Jeden pracownik (czy komórka, która zajmuje się zamówieniami publicznymi) sumuje je pod względem ilościowym i przygotowuje roczny plan zamówień. Ma to na celu sprawdzenie, czy nie są przekraczane kwoty zobowiązujące do przeprowadzenia postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego. W innym przypadku może się zdasrzyć, że zostaniecie postądzeni o dzielenie zamówienia, aby nie przeprowadzać zamówień tylko z korzystać z uproszczonego sposobu postępowania. Może to być opisane w następujący sposób:§ 61. Na każdy rok budżetowy w urzędzie przygotowuje się plan zamówień publicznych.2. Do dnia 20 grudnia każdego roku kierownicy komórek organizacyjnych urzędu składają w wydziale (cy pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi) prognozę zamówień, które planują realizować w następnym roku budżetowym (bez względu na ich wartość).3. Prognoza zamówień zawiera wykaz (dających się przewidzieć w dacie jej składania) planowanych dostaw, usług i robót budowlanych wraz z krótkim opisem przedmiotu zamówienia (z zastosowaniem CPV, CPC), określeniem wartości zamówienia, wskazaniem źródła finansowania i terminu realizacji (jeżeli zamówienie ma być realizowane w okresie dłuższym niż 12 miesięcy należy podać łączną wartość zamówienia w rozbiciu na poszczególne lata). 4. Na podstawie prognoz zamówień, o których mowa w pkt 2, kierownik wydziału (lub wyznaczony pracownik) w terminie do dnia 31 stycznia roku budżetowego opracowuje zbiorczy (roczny) plan zamówień dla usług, dostaw i robót budowlanych, których wartość jest wyższa od wartości 14 tysięcy euro.5. Zbiorczy roczny plan zamówień zawierający:a) opis przedmiotu zamówienia z zastosowaniem CPV, CPC,;) określenie wartości zamówienia,c) wskazanie źródeł finansowania,d) termin realizacji. przedkłada się do zatwierdzenia Wójtowi (Burmistrzowi czy też kierownikowi jednostki).Możesz przemyśleć, czy nie wydać zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych i tam to opisać.

#56 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 09:59

Dzięki Janosiku. Od strony ustaw jesteś nie do pokonania. Zastanawiam się tylko od czego zacząć. Jest gdzieś jakiś wzór? Miłego dnia.

#57 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 10:10

Rozumiem, że do tego zarządzenia w sprawie udzielania zamówień publicznych mogę wykorzystać to co powyżej napisałeś?

#58 Guest_Anna

Guest_Anna
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 11:37

Witam serdecznie wszystkich państwa. Jestem audytorem wewnętrznym i widzę, że problem kontroli zarządczej stanowi dla większości duży problem. Śledząc dyskusję zauważam,że często błędnie rozumiecie samo pojęcie kontroli zarządczej. Kontrola oznacza każde działanie podejmowane przez kierownictwo w celu zarządzania ryzykiem i zwiększenia prawdopodobieństwa zrealizowania ustalonych celów i zadań. Kierownictwo planuje, organizuje i kieruje wykonaniem właściwych działań dając racjonalne zapewnienie, że cele i zadania jednostki zostaną zrealizowane. Co to oznacza? Oznacza to, że kontrola zarządcza to nie są ludzie(komórka kontroli zarządczej, główny księgowy czy wyznaczony pracownik - kontroler, albo jeszcze lepiej - audytor), są to procesy! Narzędzia zarządzania. Janosik słusznie twierdzi, że pewne elementy kontroli zarządczej już u siebie posiadacie - są to procedury (instrukcje), pełnomocnictwa, zakresy odpowiedzialności. To, m.in. składa się na system kontroli.Hania pyta jak się do tego zabrać. Haniu, bardzo dobrze, że macie zespół. To najlepsze rozwiązanie. W pracach zespołu powinny brać udział ludzie z wyższego i najwyższego szczebla, bo oni wiedzą najlepiej co się dzieje w poszczególnych komórkach jednostki. Trzeba ustalić cele i zadania dla każdej komórki organizacyjnej, a następnie stworzyć mechanizmy kontroli we wszystkich istotnych obszarach. Należy przy tym wykorzystać Standardy kontroli zarządczej ogłoszone przez MF. I następnie ująć to w procedury. To wszystko razem będzie tworzyło system kontroli zarządczej, który należy ciągle monitorować(również przez system samooceny). Nie wiem czy jasno to opisałam, ale tak w zarysie to powinno wyglądać. Nie wiem czy macie u siebie audytora, ale jeżeli tak to polecam współpracę, bo zagadnienia analizy ryzyka, zarządzania nim i samej kontroli zarządczej nie są mu obce.Jeżeli miałabyś jakieś pytania Haniu, chętnie pomogę.

#59 Guest_madzia

Guest_madzia
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 11:48

Aniu, a czy mogłabyś podpowiedzieć mi w kilku zdaniach co powinnam ująć w zarządzeniu w sprawie zamówień publicznych, jak to opracować?

#60 Guest_Anna

Guest_Anna
  • Goście

Napisano 20 maj 2010 - 12:03

Oczywiście. Może jakoś się skontaktujemy poza forum. Podaj jakieś namiary.



Dodaj odpowiedź



  


Użytkownicy przeglądający ten temat: 0

0 użytkowników, 0 gości, 0 anonimowych