Skocz do zawartości


Organizacja dokumentów


wróć do serwisu Kadry 23 odpowiedzi w tym temacie

#1 Guest_Młoda_kadrowa:)

Guest_Młoda_kadrowa:)
  • Goście

Napisano 18 listopad 2010 - 19:53

Witam, Proszę o pomoc,Jestestem niedoświadczoną kadrową i zastanawiam się jak sobie zorganizować dokumenty kadrowo płacowe, aby mi sie jak najlepiej pracowało. Kobietki kochane mogłybyście dać mi jakieś wskazówki jak u was to wygląda? Ile macie segregatorów, jakie dokumenty w nich przechowujecie, co zmieliście po kontrolach, co wam ułatwiło pracę, szczególnie przy zatrudnianiu większej ilości pracowników. Co robicie, aby o niczym nie zapomnieć i takie tam.. Dajcie mi jakieś fajne pomysły, które wam ułatwiają życie:)

#2 Guest_megi

Guest_megi
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 09:47

Strasznie duzo by tu trzeba pisać... Masz jakies konkretne pytania? Coś ci sprawia szczególna trudność? Będzie łatwiej odpowiedziec.

#3 Guest_Aniuta

Guest_Aniuta
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 10:37

Po pierwsze ja mam zawsze na biurku duży i gruby notatnik, który jest jakby moim dziennikiem pracy. Prawie każdego dnia rano wpisuję w nim bieżącą datę, a potem w ciągu dnia cokolwiem mam dla kogoś przygotować to tam piszę, a potem robię "fajkę" po wykonaniu tej czynności. Przy dużej ilości pracowników co chwilę ktoś dzwoni, lub przychodzi i prosi o jakiś dokument, podaje jakiś nr telefonu, informuje o czymś i ja to od razu zapisuję. Nie raz mi to uratowało skórę, bo po datach doszłam do właściwych wniosków, albo skojarzyłam okoliczności i wtedy wszystkim się przypomniało, że to Ziutek a nie ja coś tam zrobił albo nie.

#4 Guest_Młoda_kadrowa

Guest_Młoda_kadrowa
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 11:47

Dzięki, to ja też mam taki notatnik, ale zastanawiam jak poukładać sobie dokumenty, aby np. łatwiej byłoby naliczać wynagrodzenie, abym miała wszystko pod ręką. Jak wygląda organizacja dokumentów zasiłkowych, ubezpieczeniowych, kadrowych napiszcie proszę coś więcej... czy jakaś ustawa to reguluje... jakie segregatory powinnam założyć np. segregator zus itp. Help, i dzięki za odp.

#5 Guest_Aniuta

Guest_Aniuta
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 11:58

Inaczej się nie da, jak tylko mieć segregatory na to wszystko. Jeżeli jest dużo pracowników to ma się ich dużo. Ja mam osobny na:- L-4 , Z-3 , dok. do macierzyńskiego, św. rehab- ZUA, ZWUA- zaświadczenia wysyłane do ZUS co roku za emerytów i rencistów- Listy obecności- karty czasu pracy- listy płac- umowy cywilnoprawne- PIT-11-komornicy-PFRON- PIT-4-medycyna pracy- DRA, RCA, RSA,RZA-GIODO

#6 Guest_megi

Guest_megi
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 12:16

ZUA, ZWUA - wpinasz do akt osobowych cz. B, podobnie zaświadczenia wysyłane do ZUS co roku za emerytów i rencistów.listy płac, DRA, RCA, RSA,RZA, PIT-4 najlepiej w jednym segregatorze - w przyapdku kontroli ZUS masz wszystko pod reka.Teczki osobowe - podzial na częsci A,B,C reguluje rozp.ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika Dziennik Ustaw nr 62 z 1996 poz. 286zm. Dz.U. z 2002 r., Nr 214, poz. 1812; Dz.U. z 2003 r., Nr 230, poz. 2293; Dz.U. z 2006 r., Nr 125, poz. 869; Dz.U. z 2009 r., Nr 115, poz. 971

#7 Guest_Młoda_kadrowa

Guest_Młoda_kadrowa
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 12:36

Ok. dzięki. Megi jesteś pewna że ZUA, ZWUA w części B akt osobowych ja zrobiłam sobie zakładkę w segregatorze ZUS w jednej zarejestrowani w drugiej wyrejestrowani i np. jak przygotowuje listę płac mogę szybko sprawdzić kto jest zarejestrowany kto wyrejestrowany, zrobiłam sobie zakładkę naliczanie wynagrodzenia i tam trzymam PIT 2, oświadczenia do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów i kopię umowy abym miała to w jednym miejscu i nie musiała sprawdzać po aktach osobowych, później przekazane deklaracje do ZUS. Hm.. nie wiem czy moja organizacja jest właściwa. Powiedzcie mi, czy w tym roku jest obowiązek przekazywania co miesiąc PIT 4 czy tylko roczny PIT 4R. Kurcze jeszcze muszę się wiele nauczyć. Co muszę przekazywać do US, ZUS? może jest coś o czym nie wiem...

#8 Guest_megi

Guest_megi
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 12:53

Wiem ze w rozporzadzeniu nie ma nic o ZUA i ZWUA w czesci B. Ja tak robie bo mi wygopdniej (w koncu ile mozna miec segregatorów...) A kilka kontroli z PIP tego nie kwestionowalo a z ZUS wrecz powiedzialo ze te dokumenty powinny byc w teczkach osob. Tak samo trzymam PIT-2 i ośw. o miejscu zamieszkania.PIT 4 nie przekazujesz co m-c, wpłacasz tylko podatek. Przekazujesz do Urzedu Skarb PIT 4R

#9 Guest_Młoda_kadrowa

Guest_Młoda_kadrowa
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 13:07

Megi powiedz mi a jak przechowujesz dokumentację zasiłkową? Co trzymasz przy liście płac? Jak wygląda sprawa w przypadku gdy pracownik zachoruje? Chodzi mi o dokumenty i ZUS. Trochę, aż mi głupio pytać bo podstaw nie wiem.

#10 Guest_rita

Guest_rita
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 13:20

jeżeli jest niewielu pracowników to niektóre dokumenty można trzymać w aktach, ale przy dużej liczbie zdecydowanie wygodniej jest mieć osobny segregator na każdy rodzaj dokumentów - łatwiej jest się odnaleźć

#11 Guest_megi

Guest_megi
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 13:31

Listy płac i deklaracje ZUS trzymam w jednym segregatorze miesiacami poukładane, w tym samym segregatorze trzymam dokumentacje zasilkowa (tzn. zwolnienia lekarskie, asygnaty, ośw. do zasiłku opiekuńczego ułożone alfabetycznie). W razie kontroli najłatwiej mi wszystko wtedy znaleźć.Ale moze inni kadrowcy mają swoje systemy... :)

#12 Guest_dd

Guest_dd
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 14:31

Ja sobie to jeszcze bardziej uprościłam :)Oprócz teczek osobowych mam osobne segregatory na:- zwolnienia lekarskie- urlopy- potrącenia (w podziale na komorników, zaliczki, potrącenie za rozszerzenie opieki medycznej i inne)- nadgodziny- korespondencja z zus (gółwnie WDR) / pisama z USZUA i ZWUA wpinam do teczkek, dodatkowo mam dwa pliki w komputerze jeden pracownicy nowi, drugi zwolnieni. Odznaczam tam czy zrobione zostało zgłosZenie, wyrejestrowanie i świadectwo pracy.Do teczek wkładam też kopie rp-7, z-3, np-7 itp - wkładam to luzem, tak aby było przy pracowniku.Listę płac przekazuje księgowej i ona już ją wpina gdzieś w swoje dokumenty. Dla siebie mam kopie w komputerze w podziale na poszczególne lata i miesiące aby łatwo mozna było coś odnaleźć.Nie drukuję RCA, RZA, w razie potrzeby mogę zajrzeć do płatnika. DRA drukuję tylko dla księgowej. To samo z PFRON. Do takiego stanu doszłam po kilku latach praktyki :) Kiedyś drukowałam wszystko jednak prawie nigdy z tego nie korzystałam. Szkoda miejsca i papieru dlatego ograniczam sie do absolutnego minimum.

#13 Guest_Młoda_kadrowa

Guest_Młoda_kadrowa
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 15:36

Widzicie, fajnie, że mogę skorzystać z waszych pomysłów na uproszczenie pracy i ograniczenie dokumentów. Jak jeszcze ktoś inaczej organizuje swoją pracę to proszę pisać, na pewno wprowadzę zmiany z mojej organizacji, ja także robię jak 'dd' skany wszystkich dokumentów trzymam w komputerze w odpowiednich folderach i lepiej mi się w nich szuka niż w segregatorach może przez to że segregatory mam źle zorganizowane. Pozdrawiam Was jakby mnie dziś już nie było to milego weekendu odczytam wiadomości w poniedziałek. Dziękuję:-)

#14 Guest_ida

Guest_ida
  • Goście

Napisano 19 listopad 2010 - 17:00

polecam ci najnowszy poradnik ze stron PIP-u. Możesz się zorientowac czy masz wszytkie wymagane dokumenty i ewidencjewww.pip.gov.pl/html/pl/doc/07040042.pdf

#15 Guest_adrel

Guest_adrel
  • Goście

Napisano 16 sierpień 2015 - 18:42

Podbijam temat. W jaki sposób segregujecie dokumenty ? 



#16 dancewithhim

dancewithhim

    Zaawansowany użytkownik

  • Członkowie
  • PipPipPipPipPip
  • 324 postów

Napisano 17 sierpień 2015 - 07:04

Mam jeden duży regał w biurze i tam trzymam wszystkie dokumenty. Jest tam sporo miejsca, wszystko jest posegregowane datami oraz klientami. Zajęta jak do tej pory połowa ale  z czasem pewnie i to się zapełni. Mam segregatory, foldery. Lubię jak jest porządek bo przy papierach można się naprawdę pogubić. Zerknij sobie jeszcze tutaj

http://www.trenddeco...cja-dokumentow/ - na stronie możesz sobie poczytać o organizacji dokumentów w firmie. Jeśli prowadzisz firmę zajmującą się księgowością to jest to absolutna podstawa ;)



#17 Fizo

Fizo

    Zaawansowany użytkownik

  • Członkowie
  • PipPipPipPipPip
  • 480 postów

Napisano 15 wrzesień 2015 - 14:18

Opisane teczki i segregatory. Akta osobowe schowane w szafie pancernej :)



#18 patiks

patiks

    Zaawansowany użytkownik

  • Członkowie
  • PipPipPipPipPip
  • 1850 postów

Napisano 31 marzec 2016 - 08:17

Z innej beczki... W jaki sposób dysponujecie dokumentami i zabezpieczacie je? Macie w firmach takie szafy - http://sklep.polskie...ognioodporne/78


http://twojanowafigura.pl/ - poznaj Slimunox


#19 MonikaMonika

MonikaMonika

    Użytkownik

  • Członkowie
  • PipPip
  • 41 postów

Napisano 29 kwiecień 2016 - 14:02

Tak naprawdę najlepszą rzeczą jaką można zrobić, aby nie tonąć w dokumentach jest inwestycja w archiwum kadrowe online. Możesz poczytać o tym więcej tutaj: http://www.pika.pl/attorney/archiwum-kadrowe/ Tak naprawdę dzięki temu będziesz mieć porządek w dokumentach, zaoszczędzisz swój czas i będziesz mogła skupić się na innych ważnych zadaniach. :)



#20 Guest_Porycka12

Guest_Porycka12
  • Goście

Napisano 08 styczeń 2017 - 21:21

artykuły biurowe w atrakcyjnych cenach są w www.mmpartners.eu/ Sama u nich zamawiam tonery, segregatory, organizery itp





Dodaj odpowiedź



  


Użytkownicy przeglądający ten temat: 0

0 użytkowników, 0 gości, 0 anonimowych