Skocz do zawartości


Jakie dokumenty w aktach osobowych??


wróć do serwisu Kadry 25 odpowiedzi w tym temacie

#1 Gość_ela

Gość_ela
  • Goście

Napisano 21 sierpień 2009 - 16:51

Porządkuję właśnie akta osobowe pracowników, jest w nich kompletny bałagan i w zasadzie muszę każdą teczkę zakładać na nowo. Proszę o poradę gdzie przechowywać takie dokumenty jak:1.

#2 Gość_zzz

Gość_zzz
  • Goście

Napisano 21 sierpień 2009 - 18:06

to wszystko są dokumenty związane z bieżącym zatrudnieniem więc w części B

#3 Gość_mia

Gość_mia
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 00:33

zgadza się, jedynie badania lekarskie wstępne muszą być w części A

#4 Gość_ela

Gość_ela
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 13:13

dziękuję za pomoc. czyli nie tworzyć osobnych segregatorów ? gdzieś na forum wyczytałam że lepiej całość korespondencji z ZUSem mieć w jednym miejscu, w osobnym segregatorze, żeby nie tworzyć nadmiaru papierów w aktach osobowych;) ale zrobię tak jak mówicie:) i jeszcze kolejny problem: jak już pisałam w teczkach mam kompletny bałagan (po moim poprzedniku), 1) co zrobić gdy nie mam zaświadczenia lekarskiego z badań wstępnych (bo wogóle nie były wykonane!) a pracownik pracuje już od 5 lat (badania okresowe aktualne mam) 2) mój poprzednik wszystkie badania lekarskie okresowe pracowników (z ostatnich ok. 10 lat- badania były ponadto wykonywane nietermniowo i zauwazylam ze zdażało się że czesc pracowników pracowała np przez 2 lata bez aktualnych badań!) trzymał w osobnym segregatorze a nie w aktach osobowych - czy przykładać je teraz do akt osobowych (które i tak musze zakładać na nowo) czy wystarczy że w aktach będzie ostatnie - aktualne badanie??? 3) Nie ma też w teczkach innych ważnych dokumentów np. oświadczenia o zapoznaniu z regulaminem wynagradzania, reg.pracy, które powinny być podpisane zaraz po nawiązaniu stosunku pracy. Gdy pracownik pracuje od 10 lat, a dopiero dziś podpisze takie oświadczenie to ma to sens? Co na to PIP? Czy ja jako osoba odpowiedzialana za kadry od miesiąca, odpowiadam za błędy w prowadzeniu akt osobowych mojego poprzednika?? To co mogę staram sie "wyprostować" jednak nie wszystko da się uzupełnić. Czy PIP moze nałożyć na mnie karę np za brak badania wstępnego pracownika pracującego od 10 lat?

#5 Gość_dejwmag

Gość_dejwmag
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 13:27

pip może dać karę za nieprawidłowe prowadzenie akt osobwych jednak na twoim miejscu poprsotu wszystko na bieżąco bym uzupełnił tzn. daj podpisac prawonikowi informacje że zapoznał sie z regulaminiem itp., wyślij na badania okresowe, zrób szkolenie bhp itp. zrób to z aktualnymi datami. Poprstu jak już to bedzi to można jedynie zarzucić ci nie prawidłowośc a nie co gorsza brak dokumentów! Tak ja uważam i tak ja bym zrobił.

#6 Gość_mm

Gość_mm
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 13:34

dokumenty związane z ZUS czy z US (m.inn. PIT) powinny być dołączone do segregatora z dokumentami płacowymi a nie w aktach osobowych. Jakie dokumenty należy przechowywać w aktach znajdziesz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.)

#7 Gość_ela

Gość_ela
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 13:44

Rozporządzenie znam, jednak określa ono tylko podstawowe dokumenty jakie muszą być w aktach, te które wymianiłam w pierwszym poscie niestety nie są wymienione w rozporządzeniu, a z tego co słyszalam niektórzy kontrolerzy pip wymagają by dok.np zw. z zus, były własnie w czesci B akt osobowych, stąd moje wątpliwości.

#8 Gość_mm

Gość_mm
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 13:59

nie słyszałam, że PIP tego wymaga. Staż mam długi i żadna kontrola nie zarzuciła mi, czy koleżankom z płac że źle przechowujemy dokumenty związane z ZUS czy US. Tak samo jest w wielu firmach, które znam.

#9 Gość_ela

Gość_ela
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 14:10

mój staż w kadrach to ledwo miesiąc więc jedyne co mi pozostaje to zaufać bardziej doświadczonym:) dzięki:) mm czy mogłabym cię prosić o porade w kwestii postu 4?

#10 Gość_mm

Gość_mm
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 14:16

tak, jak pisze dejwmag. Nie odpowiadasz za błędy poprzedniczki, uzupełnij akta osobowe.

#11 Gość_zzz

Gość_zzz
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 17:23

na poczatku lutego miałam kontrolę z ZUS i pan wszelkich dokumentów typu ZUA ZWUA Z-3 , zaświadczenia dla rencistów oraz innych związanych ze świadczeniami ZUS szukał właśnie w teczkach osobowych pracowników.

#12 Gość_mm

Gość_mm
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 20:50

U mnie mógłby szukać tych dokumentów tylko w osobnych segregatorach. Nie tylko inspektorzy z ZUS nas odwiedzają, którzy nie muszą się znać na prowadzeniu akt osobowych, ale też insp. PIP czy z audytu wewnętrznnego.Poniżej tekst z komentarza PPiUS-ABC"Czy obecność w aktach osobowych takich dokumentów jak: roczna ewidencja czasu pracy, ZUS ZUA i ZUS ZCZA może stanowić zarzut podczas kontroli Inspekcji Pracy i być wyszczególniona w wystąpieniu pokontrolnym jako nieprawidłowość? Odpowiedźodpowiedzi udzielono: 29 grudnia 2008 r.stan prawny dotychczas nie uległ zmianie W odpowiedzi na pytanie należy stwierdzić, że akta osobowe pracownika nie są odpowiednim miejscem do przechowywania wskazanych w pytaniu dokumentów. ZUS ZUA jest dokumentem dotyczącym obowiązku pracodawcy i w zasadzie można uznać, że nie należy w ogóle do kategorii dokumentów, jakie winny - zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.)- dalej r.z.p.p.d. - znajdować się w części A czy B akt osobowych. Zawartość części A akt osobowych jest zresztą enumeratywnie wymieniona w § 1 ust. 1 i 2 w związku z § 6 ust. 2 pkt 1 r.z.p.p.d. Zawartość części B jest co prawda określona katalogiem otwartym, czego dowodzi użycie w § 6 ust. 2 pkt 2 r.z.p.p.d. sformułowania "w tym:" niemniej jednak formularze ubezpieczeniowe z pewnością nie mieszczą się w kategorii dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika. Formularze ZUS ZUA oraz ZUS ZCZA dotyczą bowiem określonych prawem obowiązków związanych z ubezpieczeniem. W zakresie ewidencji czasu pracy wskazać należy, że z brzmienia § 8 r.z.p.p.d. wynika jednoznacznie, że dokumentacja dotycząca czasu pracy jest odrębną od akt osobowych dokumentacją. Zarzut PIP o nieprawidłowościach w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej jest zatem zasadny. " Pozdrawiam zzz:)

#13 Gość_mia

Gość_mia
  • Goście

Napisano 22 sierpień 2009 - 22:29

ja jestem po kilku kontrolach PIP i wszystkie wypadly dobrze, Ela musisz sobie założyć teczke/segregator na każdego pracownika i tam przechowywać wszystkie dokumnety wg systemu ABC. PIP będzie sprawdzał aktualne zaświadczenia i badania i nie będzie się cofał wstecz, odnośnie regulaminów i zarządzeń napisz sobie wzór " oświadczam, ze zapoznałem/am się z regulaminem pracy z dnia.. oraz reguaminem itp oraz zarządzeniem nr .. z dnia.., podpis pracownika " i to też sobie daj do części B , PIP będzie sprawdzał stan obecny:) Ewidencja czasu pracy: miesięczna i roczna u mnie jest w jednym segregatorze i też PIP nie mial zastrzeżeń; PIP nie nałoży karę na pracodawcę ktory obecnie ma wszystkie dokumenty kadrowe w porządku, w razie pytan słuze pomocą:)

#14 Gość_agata

Gość_agata
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 12:31

W której części przechowujemy : 1) Rozwiązanie umowy o prace 2)pozew 3) Wyrok Sądu Pracy C czy B?? Ja włożyłam Rozwiązanie do części C, ???

#15 Gość_mia

Gość_mia
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 12:50

W aktach osobowych pracownika, w części C powinny się znaleźć sie informacje o dokumentach związanych z ustaniem zatrudnienia pracownika

#16 Gość_agata

Gość_agata
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 20:07

Wyrok Sądu jest "przywrócenie do pracy" to B czy C

#17 Gość_zzz

Gość_zzz
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 20:14

w część B w tym linku masz wszelka procedurę jak postępowac z osoba przywracana do pracy przez sąd:http://mittal.net.pl/PRAWO/nieprawidlowo-zwolnionemu-oddajemy-po-wyroku-sadu-poprzednia-posade-i-pensje.pdf

#18 Gość_mia

Gość_mia
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 20:19

no tak, bo przywrócenie do pracy to nie ustanie zatrudnienia

#19 Gość_agata

Gość_agata
  • Goście

Napisano 23 sierpień 2009 - 20:39

Dziekuję WAM.

#20 Gość_ela

Gość_ela
  • Goście

Napisano 24 sierpień 2009 - 10:03

dzwoniłam do PIP, powiedzieli że to ode mnie zależy czy np. dokumenty zw. z ZUS będę przechowywała w aktach czy w osobnym segragatorze - mam zrobić tak jak mi będzie wygodnie. Dokumenty, które są wymienione w rozporządzeniu należy obligatoryjnie przechowywać w aktach, natomiast inne-niewymienione w rozporządzeniu, mozna, ale nie trzeba - wszystko zależy ode mnie. Kłóci sie to z komentarzem PPiUS, który zacytowała mm. Bo skoro jest dowolność to trudno mówić o nieprawidlowości w przypadku przechowywania dok.ZUS w aktach...



Dodaj odpowiedź



  


Użytkownicy przeglądający ten temat: 0

0 użytkowników, 0 gości, 0 anonimowych